Inilah 7 Fitur HRIS yang Wajib Dimiliki, dan Tips Memilihnya!

Fitur HRIS – Digitalisasi SDM adalah kebutuhan perusahaan saat ini. Banyak perusahaan sudah mulai beralih ke sistem HRIS (Human Resource Information System) untuk mengelola data kehadiran, cuti, hingga slip gaji secara otomatis.

Tapi tidak semua HRIS dirancang dengan fitur yang benar-benar dibutuhkan untuk mendukung operasional. Apa saja fitur yang seharusnya wajib ada? Dan bagaimana cara memilih sistem HRIS yang tepat?

7 Fitur HRIS yang Wajib Dimiliki

Agar bisa benar-benar mendukung efisiensi tim HR dan memberikan pengalaman kerja yang modern untuk karyawan, HRIS harus dilengkapi fitur-fitur inti yang langsung menjawab kebutuhan operasional sehari-hari. Berikut tujuh fitur yang sebaiknya ada dalam sistem HRIS.

1. Sistem Absensi Online

HRIS harus punya fitur absensi yang akurat dan real-time. Idealnya, karyawan bisa check-in dan check-out langsung dari aplikasi mobile. Lebih baik lagi jika mendukung biometric login, alarm pengingat, dan bisa digunakan dalam mode on-site maupun WFH. Dengan fitur ini, pelacakan kehadiran jadi lebih rapi dan efisien.

2. Pengelolaan Cuti dan Perizinan

Fitur manajemen cuti memungkinkan karyawan mengajukan cuti langsung dari aplikasi, melihat sisa kuota, dan memantau status persetujuan. Termasuk juga izin mendadak atau keperluan pribadi. Sistem ini mempercepat proses dan mencegah miskomunikasi antara HR, atasan, dan tim terkait.

3. Pencatatan Aktivitas dan Lembur

HRIS yang baik memungkinkan pencatatan riwayat aktivitas kerja, jadwal mingguan, hingga pengajuan dan persetujuan lembur. Ini sangat penting untuk pelaporan kinerja dan perhitungan kompensasi tambahan. Data historis juga bisa digunakan untuk evaluasi berkala.

4. Slip Gaji & Reimbursement

Karyawan tidak perlu lagi menunggu email atau cetak slip gaji. Lewat aplikasi, mereka bisa akses slip gaji kapan saja. Proses reimbursement, mulai dari perjalanan dinas hingga pengeluaran operasional pribadi juga bisa diajukan secara langsung dan dilacak statusnya secara real-time.

5. Breaktime & Alarm Notifikasi

Fitur ini penting, terutama di perusahaan dengan jam kerja fleksibel atau shift. Aplikasi yang mencatat waktu breaktime in/out dan memberi notifikasi otomatis misalnya alarm check-in, reminder cuti membantu menjaga disiplin dan transparansi.

6. Profil dan Dokumen Karyawan Digital

HRIS harus bisa menyimpan dan menampilkan data karyawan secara lengkap: informasi pribadi, perjanjian kerja, aset yang dibawa, hingga kompensasi benefit. Semua terdokumentasi dalam satu sistem, mengurangi risiko data yang berantakan.

7. Keamanan Akses dan Pengaturan Personal

Data karyawan adalah aset sensitif. HRIS wajib mendukung biometric login, pemilihan bahasa (Indonesia/Inggris), serta sistem role-based access agar hanya pengguna tertentu yang bisa melihat atau mengedit data tertentu. Ini penting untuk keamanan dan kenyamanan karyawan.

Tips Memilih HRIS yang Tepat

Memiliki fitur lengkap saja tidak cukup jika tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berikut beberapa tips praktis yang bisa membantu Anda memilih sistem HRIS yang tepat dan efektif untuk diterapkan.

1. Prioritaskan Kebutuhan Internal

Sebelum memilih, evaluasi kebutuhan internal. Apakah perusahaan butuh sistem cuti yang kompleks? Apakah absensi multi-lokasi penting? Jangan tergoda fitur yang tidak penting dan fokus pada yang benar-benar dibutuhkan.

2. Pastikan Mobile-Friendly

Karyawan lebih banyak menggunakan smartphone dibanding desktop. HRIS ideal harus punya mobile app yang responsif, ringan, dan mudah digunakan oleh semua karyawan, dari staff lapangan hingga manajer.

3. Wajib Terintegrasi

Pilih HRIS yang bisa terhubung dengan sistem payroll, evaluasi kerja, dan data cabang. Integrasi meminimalkan duplikasi data dan mempercepat proses administratif. Semakin terintegrasi, semakin hemat waktu HR.

4. Keamanan Data Harus Jadi Prioritas

Pastikan sistem HRIS punya enkripsi data, backup otomatis, dan manajemen hak akses. Sertifikasi keamanan juga bisa jadi nilai tambah. Karena kebocoran data karyawan bukan hanya soal reputasi, tapi juga bisa berdampak hukum.

Baca juga: 5 Alasan Perusahaan Startup Butuh Software HR, Simak di sini!

Urusan HR? Percayakan Pada KelolaHR

HRIS adalah tools yang penting dalam pengelolaan SDM modern. Fitur-fitur seperti absensi otomatis, cuti digital, slip gaji instan, dan reimbursement online bukan hanya mempermudah HR, tapi juga meningkatkan pengalaman karyawan.

Dengan memilih sistem yang tepat, perusahaan tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tapi juga membangun kultur kerja yang lebih transparan dan profesional. KelolaHR hadir dengan menyediakan semua fitur yang dibutuhkan HR dan bisa custom fitur jika diperlukan. Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut!